KI-Telefonassistenten
vergleichen, bevor
die Praxis unterschreibt.
Acht Fragen · Stand 08.10.2026
Einen KI-Telefonassistenten für die Arztpraxis vergleicht man am verlässlichsten an acht Fragen, die jeder Anbieter schriftlich beantworten kann, vom Hosting-Ort bis zum Training mit Anrufdaten. Daniel Kleiboldt (Kleiboldt Legal Engineering; Jurist, LL.M., Software Engineer) hat sie als Prüfkatalog zusammengestellt, der für jedes Angebot gleich funktioniert.
Produktnamen und Preise stehen hier mit Absicht nicht. Der Markt bewegt sich schneller als jede Tabelle, und Angaben aus Datenblatt und Vertrieb übernehme ich nicht ungeprüft. Wer zwei oder drei Anbieter in der engeren Wahl hat, legt ihnen diese Fragen vor und vergleicht die Antworten mit Fundstelle im Vertrag.
Ein Telefonassistent ist in der Regel kein Medizinprodukt und keine Hochrisiko-KI. Er verarbeitet aber vom ersten Satz an Gesundheitsdaten, berührt die Schweigepflicht und muss sich als KI zu erkennen geben. Daran hängen die meisten der acht Fragen.
01Katalog
Acht Fragen an jeden Anbieter.
| Prüfpunkt | Was Sie fragen | Woran Sie eine tragfähige Antwort erkennen | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Hosting-Ort und Zugriff | Wo werden Audio, Transkript und Gesprächsdaten verarbeitet und gespeichert, und welche Gesellschaft kann darauf zugreifen, auch für Support und Sprachmodell? | Der Ort je Verarbeitungsschritt, also Telefonie, Spracherkennung, Sprachmodell und Speicherung, dazu die Vertragsgesellschaft und die Liste der Unterauftragsverarbeiter. „Server in Frankfurt“ beantwortet die Frage allein nicht, weil es auch auf den Zugriff einer Muttergesellschaft im Drittland ankommt. | Art. 28 und Art. 44 ff. DSGVO |
| C5-Testat | Hat der Anbieter für seinen eigenen Dienst ein aktuelles C5-Testat, und welchen Typs? | Ein Testat des Anbieters selbst, vom Typ 2. Bei einem Dienst, der erstmals nach dem 30.06.2025 in Verkehr kam, genügt in den ersten 18 Monaten Typ 1. Alternativ ein gleichwertiger Nachweis nach der C5-Gleichwertigkeitsverordnung. Das Testat des Rechenzentrums deckt nur die Infrastruktur. | § 393 SGB V, in der Kassenpraxis |
| PVS-Anbindung | Liest oder schreibt der Assistent im Praxisverwaltungssystem, welche Daten fließen dabei, und bucht er selbst oder legt er dem Team vor? | Eine Liste der Felder, die gelesen und geschrieben werden, etwa Termine, Stammdaten und Rezeptwünsche, und eine klare Aussage, welche Handlungen ohne Freigabe laufen. Am verlässlichsten belegt das die Schnittstellendokumentation des PVS-Herstellers. | Art. 5 Abs. 1 lit. c und Art. 25 DSGVO |
| Audio, Transkript, Löschfrist | Wird das Gespräch aufgezeichnet oder zwischengespeichert, was davon wird wie lange aufbewahrt, und wer löscht es? | Getrennte Angaben für Audio, Transkript und Gesprächsnotiz, je mit Frist und Löschweg, festgehalten im Auftragsverarbeitungsvertrag. Wird aufgezeichnet, gehört der Hinweis darauf in die Ansage. Bei der Zusage „wir speichern kein Audio“ nachfragen, ob sie auch Puffer, Warteschlangen und Fehlerprotokolle umfasst. | Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, § 201 StGB |
| KI-Hinweis | Sagt der Assistent zu Beginn jedes Gesprächs, dass eine KI spricht, und sagt der Anbieter das schriftlich zu? | Eine gesprochene Ansage am Anfang, etwa „Hier spricht der KI-Telefonassistent der Praxis“, bei längeren Gesprächen wiederholt, und die schriftliche Zusage des Anbieters. Ein Signalton allein genügt nicht. | Art. 50 Abs. 1 und 5 AI Act, seit 02.08.2026, Leitlinien der Kommission Rn. 37 |
| AVV und Schweigepflicht | Ist der Auftragsverarbeitungsvertrag vor der Unterschrift einsehbar, und verpflichtet der Anbieter alle Mitwirkenden auf die Schweigepflicht? | Ein AVV, der öffentlich oder vorab abrufbar ist, Gesundheitsdaten bei den Datenkategorien nennt und die Unterauftragsverarbeiter aufführt. Dazu die Verpflichtung nach § 203 Abs. 4 StGB für jede mitwirkende Person, auch bei Subdienstleistern. Ein AVV ohne eigene Klausel zu § 203 StGB ersetzt diese Verpflichtung nicht. | Art. 28 DSGVO, § 203 Abs. 3 und 4 StGB |
| Training mit Anrufdaten | Nutzt der Anbieter Gespräche, Transkripte oder Notizen, um eigene Modelle zu trainieren oder zu verbessern? | Ein Ausschluss im AVV und keine Einstellung, mit der jemand im Team ein Training einschalten kann. Ein Training mit Patientendaten trägt der AVV nicht, der Anbieter würde dafür selbst Verantwortlicher. | Art. 4 Nr. 7 und Art. 28 Abs. 10 DSGVO |
| Notfall und Dringlichkeit | Was tut der Assistent bei Notfallanzeichen, und schätzt er die Dringlichkeit von Beschwerden selbst ein? | Eine fest eingestellte Regel mit Verweis auf 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117 und die Übergabe an das Team. Bewertet das System Beschwerden und leitet eine Dringlichkeit ab, sollte der Anbieter beantworten können, ob es ein Medizinprodukt ist. | Art. 2 Nr. 1 und Anhang VIII Regel 11 MDR, bei Triage in der Notfallversorgung Anhang III Nr. 5 lit. d AI Act |
Die Übersicht nennt keine Produkte, bewertet keinen Anbieter und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall. Rechtsstand 04.09.2026, Stand der Seite 08.10.2026.
02Vorgehen
Wie Sie die Antworten nebeneinanderlegen.
„Steht die Antwort im Vertrag?“Eine Zusage im Vertriebsgespräch lässt sich später schwer belegen. Bitten Sie zu jeder Antwort um die Stelle in AVV, Leistungsbeschreibung oder technischer Dokumentation. Wo sie fehlt, bleibt der Punkt offen, so wie im KI-Tool-Radar ein Befund ohne Beleg offen bleibt.
„Legt der Assistent vor, oder führt er aus?“Daran hängt die Aufsicht. Bucht und sagt das System Termine selbst ab, wirkt es nach außen, bevor jemand aus dem Team es sieht, und legt es nur vor, braucht es jemanden, der die Notizen verlässlich abarbeitet.
„Was passiert, wenn er ausfällt?“Ein Telefon, das über einen Dienst läuft, fällt mit ihm aus. Der Rückfallweg auf das eigene Team gehört vor die Unterschrift, dazu Regeln für Kündigung und Datenexport, falls der Anbieter wegfällt.
03Fragen
Sechs Fragen, kurz beantwortet.
„Welcher KI-Telefonassistent ist datenschutzkonform?“Das entscheidet sich am einzelnen Angebot, an Vertrag und Bauweise. Gute Voraussetzungen bringt ein Angebot mit, wenn der Anbieter schriftlich belegt, wo Audio und Transkript verarbeitet werden und wer darauf zugreifen kann, ein AVV mit Gesundheitsdaten und Unterauftragsverarbeitern vorliegt, er alle Mitwirkenden nach § 203 Abs. 4 StGB verpflichtet, nicht mit Anrufdaten trainiert und für die Kassenpraxis ein aktuelles C5-Testat nach § 393 SGB V hat. Die acht Fragen des Prüfkatalogs decken das ab.
„Braucht die Praxis eine Einwilligung der Anrufer?“Für die Bearbeitung des Anliegens in der Regel nicht. Termine und Anliegen im Rahmen der Behandlung stützen sich auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO mit § 22 BDSG, und die Datenschutzkonferenz sieht die Auslagerung der Terminverwaltung an einen Dienstleister als Auftragsverarbeitung, die keine Einwilligung braucht. Die Praxis informiert die Anrufer nach Art. 13 DSGVO. Sollen Anrufdaten in das Training eines Modells gehen, kommt praktisch nur eine Einwilligung der Anrufenden in Betracht. Für eine Aufzeichnung des Gesprächs ist die datenschutzrechtliche Grundlage nicht abschließend geklärt. Nach § 201 StGB braucht sie das Einverständnis der Anrufenden, deshalb gehört der Hinweis in die Ansage, bevor aufgenommen wird.
„Braucht die Praxis für einen KI-Telefonassistenten eine Datenschutz-Folgenabschätzung?“Meist ja. Die Muss-Liste der Datenschutzkonferenz nennt in Nr. 11 den Einsatz von KI, die die Interaktion mit Betroffenen steuert, und der Hamburgische Datenschutzbeauftragte hält eine Folgenabschätzung für KI-Telefonassistenten in Arztpraxen in aller Regel für erforderlich. Eine kurze Vorprüfung klärt, ob sie im eigenen Fall nötig ist.
„Ist ein KI-Telefonassistent ein Medizinprodukt?“In der Regel nicht, solange er Termine vereinbart, Anliegen aufnimmt und weiterleitet. Verwaltungs- und Kommunikationsaufgaben wie Abrechnung, E-Mail oder Sprachnachrichten nennt die Leitlinie MDCG 2019-11 ausdrücklich als nicht medizinisch. Schätzt der Assistent aus den Beschwerden die Dringlichkeit ein, ist das gesondert zu prüfen. Software, die eine Behandlungsdringlichkeit empfiehlt, ist am Markt bereits als Medizinprodukt der Klasse IIb zertifiziert.
„Wer muss dafür sorgen, dass Anrufer die KI erkennen?“Nach Art. 50 Abs. 1 und 5 AI Act der Anbieter. Er muss den Assistenten so gestalten, dass die anrufende Person spätestens bei der ersten Interaktion erfährt, dass sie mit einer KI spricht, es sei denn, das ist offensichtlich. Am Telefon ist es das selten, deshalb gehört eine gesprochene Ansage an den Anfang. Die Pflicht gilt seit dem 02.08.2026. Die Praxis lässt sich die Ansage schriftlich zusagen und prüft, dass sie eingestellt ist.
„Warum nennt der Prüfkatalog keine Produkte?“Eine Tabelle mit Produkten veröffentliche ich erst, wenn jede Angabe geprüft und mit Quelle und Stand belegt ist und der Anbieter vorher Stellung nehmen konnte. Angaben aus Datenblatt und Vertrieb übernehme ich nicht ungeprüft. Eingeordnete Produkte stehen mit Beleg und Stand im KI-Tool-Radar.
04Weiterlesen
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Zwei Angebote,
eine Stunde.
eine Stunde.
Liegen zwei oder drei Angebote auf dem Tisch, gehe ich sie in der Ersteinschätzung mit Ihnen durch, 60 Minuten per Video mit einem Memo danach, für 490 € netto. Ist die Wahl gefallen, erstelle ich die Datenschutz-Folgenabschätzung für das Tool zur Abzeichnung durch Ihren Datenschutzbeauftragten, zum Festpreis von 1.490 € netto in der Einzelpraxis. Wer den Assistenten bis in den Regelbetrieb einführen will, findet die KI-Einführung auf der Praxisseite.